합천군시설관리공단 사무관리규정

합천군시설관리공단 사무관리규정

[제정 2022년  1월 25일 규정 제09호]

합천군시설관리공단 사무관리규정

합천군시설관리공단 사무관리규정

제1장  총      칙

제1조(목적) 이 규정은 합천군시설관리공단(이하 “공단”이라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 정함으로써 사무의 간소화, 표준화를 기하여 사무의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조(적용의 범위) 공단의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 공단의 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 등 특수 매체 기록을 포함한다. 이하 같다) 및 공단이 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “문서부서”라 함은 공단 내의 문서의 수발사무 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.

3. “처리부서”라 함은 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

4. “자료”라 함은 공단이 생산 또는 취득하는 각종 기록물(문서를 제외한다)중 상당기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있는 도서, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 기타 각종 형태의 기록물을 말한다.

5. “자료부서”라 함은 공단 내의 자료관리에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.

6. “전산망”이라 함은 전기통신설비, 전자계산조직 및 그 이용기술을 활용하여 정보를 처리․보관하거나 전송하는 정보통신체제를 말한다.

7. “전자문서”라 함은 전산망을 활용하여 작성․시행 또는 접수․처리되는 문서를 말한다.

8. “서명”이라 함은 공문서를 기안□검토□협조□결재 또는 시행하기 위하여 기안자□검토자□협조자□결재권자 또는 발신명의인이 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 문자를 표시하는 것을 말한다.

9. “전자서명”이라 함은 전자문서를 기안□검토□협조□결재 또는 시행하기 위하여 기안자□검토자□협조자□결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 표시한 서명을 말한다.

합천군시설관리공단 사무관리규정

제4조(사무관리의 원칙) 공단 내의 사무는 용이성□정확성□신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제5조(사무의 분장) 각 처리부서의 장은 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위업무별로 분장하되 소속 직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.

제6조(사무의 인계․인수) ①직원이 휴직, 직위해제 또는 근무상 변동이 있을 때에는 5일 이내에 사무 인계인수를 작성하여 수임자에게 인계하여야 한다. 다만, 부장 또는 소장이 아닌 직원에 대하여는 업무상의 성질에 따라 생략할 수 있다.

②제1항의 인계에서는 담당사무의 서류, 비품, 업무의 개요 등을 명기하며 금전, 물품 등을 인계하는 때에는 그 현상을 명확히 하고 상위 부장이 입회하도록 한다.

제2장  문 서 관 리

제1절 일 반 사 항

제7조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 규정문서□지시문서□공고문서□ 비치문서□민원문서 및 일반문서로 나눈다.

1. 규정문서는 정관□규정□내규 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시□일일명령 등을 각 부서 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 공고□광고 등 공단이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 비치문서는 비치대장□비치카드 등 공단이 일정한 사항을 기록하여 공단 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 민원문서는 민원인이 공단에 대하여 허가, 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제8조(문서의 성립 및 효력발생) ①문서는 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재(전자서명에 의한 결재를 포함한다. 이하 같다)가 있음으로써 성립한다.

②문서(전자문서를 제외한다)는 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.

③전자문서는 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 수신자의 컴퓨터 화일에 등록된 때에 그 효력을 발생한다.

④민원문서를 전산망을 활용하여 접수․처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수․처리된 것으로 본다.

제9조(문서의 발신원칙) 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 우편 또는 전산망으로 발신한다.

제2절  문서의 작성 ․ 처리 및 심사

제10조(문서작성의 일반사항) ①문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

②문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.

③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 년 ․ 월 ․ 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시․분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시 ․ 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

④문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

제11조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 내규가 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행한다.

제12조(문서의 간인) 다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제13조(발신명의) 문서의 발신명의는 이사장으로 한다. 다만, 공단내의 부서 상호간에 발신하는 문서는 해당 부장의 명의로 한다.

제14조(문서의 기안) ①문서의 기안은 기안문서(이하 “기안문”이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 증명서 교부, 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.

②문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문자로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.

제15조(검토 및 협조) ①기안문의 결재권자의 결재를 받기 전에 보조자 검토를 받아야 한다.

②문서의 내용이 공단 내의 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

③제1항 및 제2항에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있을 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제16조(결재) ①문서는 이사장의 결재를 받아야 한다. 다만, 단위부서 명의로 발신하는 문서는 그 부장의 결재를 받아야 한다.

②이사장은 사무의 내용에 따라 그 보조자로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 이사장이 내규로 정한다.

③결재권자가 휴가, 출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다. 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자의 사후에 보고하여야 한다.

제17조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신 또는 전산망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 이어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장, 질서유지, 경제안정 기타 공단 및 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신 방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.

제18조(시행문의 작성) ①결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 내규가 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신․전신타자 또는 전산망으로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.

②시행문에는 담당자를 기재하여야 한다.

제19조(문서심사관) ①문서의 심사에 관한 사무를 관장하기 위하여 문서부서에 문서심사관을 둔다.

②이사장은 사옥의 분리사용 등 특별한 사유가 있는 경우에는 문서심사관의 업무의 일부를 분장하기 위하여 분임문서심사관을 둘 수 있다.

제20조(문서의 심사) ①이사장의 명의로 발신하는 문서는 문서심사관 또는 분임문서심사관의 심사를 받아야 한다.

②문서심사관 또는 분임문서심사관이 제1항에 의하여 문서를 심사하는 때에는 다음 사항을 검토하여야 하며, 심사결과 미비된 사항이 있는 때에는 그 사항을 처리부서에 통보하여 보완하도록 하여야 한다.

1. 결재권자의 결재여부

2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충여부

3. 기안문과 시행문의 일치여부

4. 분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락여부

5. 전결, 대결 구분의 착오여부

6. 첨부물의 첨부여부

7. 발신방법의 지정여부

8. 제14조에 의한 보고심사 대상문서의 심사여부 및 제3장에 의한 업무협조문서의 심사여부

③문서심사관 또는 분임문서심사관은 제2항의 심사가 완료된 때에는 기안문에 문서심사인을 찍어야한다.

제21조(직인날인 및 서명) ①이사장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍고, 단위부서의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 서명을 한다. 다만, 전신, 전신타자 또는 전산망으로 발신하는 문서에는 직인을 찍지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 내규가 정하는 바에 따라 직인을 찍는 것을 생략할 수 있다.

②직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제22조(문서의 발송) ①시행문은 우편, 인편 또는 모사전송의 방법으로 문서부서에서 발송하여야 한다. 다만, 신속한 전달이 필요하거나 처리부서에서 정보통신망을 운용하고 있는 등 특별한 사유가 있는 경우에는 문서심사관이 발송책임자를 지정하여 처리부서에서 직접 발송하게 할 수 있으며, 단위부서의 명의로 발신하는 문서는 처리부서에서 발송하여야 한다.

②제18조 단서의 규정에 의하여 시행문을 작성하지 아니하는 문서는 시행문 작성방식에 따라 문서부서 또는 처리부서에서 발신하여야 한다.

③이사장의 명의로 발신하는 문서 중 내용이 중요한 문서는 인편, 등기우편, 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

제23조(문서의 접수․처리) ①문서는 문서부서에서 접수하여야 하며, 처리부서에서 직접받은 문서는 지체없이 문서부서에 이를 인계하여 접수하게 하여야 한다. 다만, 대내문서는 처리부서에서 이를 직접 접수하여야 한다.

②접수된 문서에는 이 내규가 정하는 문서 처리인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재한 후 이를 처리부로 보낸다.

③문서를 받은 처리부서는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 보조자의 공람서명을 거치기 전에 결재권자의 선결을 받아야 한다. 다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러하지 아니한다.

④제3항에 의한 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리 방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

제24조(문서의 생산 등록) 문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 생산등록번호를 부여하고 처리부서별로 내규에서 정하는 바에 따라 기록물등록대장에 등록하여야 한다. 다만, 비치문서는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 종류별로 이사장이 정하는 바에 따라 따로 등록할 수 있다.

제3절  문서의 보존 등

제25조(문서의 편철) ①처리가 끝난 문서는 내규가 정하는 문서철에 완결일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철하되, 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리․완결된 때에 발생․경과 및 완결순으로 최근문서가 위에 오도록 하여 1건 문서로 철하여야 한다.

②문서철에 철하는 문서의 양은 200매를 기준으로 한다.

③문서철은 문서의 기능별․보존기간별로 만들어야 한다. 다만, 동일 기능에 속하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 보존기간별로 상위기능에 통합하여 문서철을 만들 수 있다.

제26조(문서의 보존기간) ①문서는 그 보존기간을 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년 및 1년의 7종으로 구분하되, 문서의 종류별 보존기간 책정기준은 내규로 정한다.

②문서의 보존기간 기산일은 당해 문서(1건 문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근문서를 말한다)를 처리․완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

③이사장은 매년 1회 처리부서에서 보존하고 있는 문서의 보존기간 변경 필요성 여부를 검토하고, 사무여건의 변화 등에 따라 그 보존 기간을 연장 또는 단축할 필요가 있다고 인정하는 때에는 내규가 정하는 바에 따라 그 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제27조(문서의 보존 등) ①문서는 다음의 기준에 따라 보존하여야 한다.

1. 문서는 보존기간의 기산일부터 3년간(보존기간이 1년인 문서는 1년간) 처리부서에서 보존한 후 문서부서에 인계하여 문서부서에서 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다.

2. 제1호에 의하여 문서부서에 이관하여 보존하여야 할 문서 중 당해 처리부서에서 계속 활용할 필요가 있는 문서는 문서부서와 협의하여 처리부서에서 이를 계속 보관할 수 있다.

②비치문서는 제1항에 불구하고 처리부에서 비치․활용의 필요성이 없을 때까지 보존한 후 문서부서에 인계하여 그 보존기간이 만료될 때까지 문서부서에서 보존하여야 한다.

제28조(전자문서의 보존․관리) ①전자문서는 컴퓨터 화일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터 화일과 장기보존 가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다.

②전자문서를 보존․관리함에 있어서 멸실․분실․도난․유출․변조 또는 훼손되지 아니하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.

제29조(문서의 마이크로필름 등에 의한 보존) ①문서부서에서 보존하고 있는 문서는 내규가 정하는 바에 따라 마이크로필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다.

②제1항에 의하여 문서를 수록한 마이크로필름 또는 광디스크는 당해 문서가 폐기된 경우에 한하여 이를 보존중인 문서로 본다.

제30조(문서의 폐기) ①문서는 그 보존기간이 경과한 후에는 지체없이 이를 폐기하여야 한다.

②보존기간이 20년 또는 준영구인 문서는 당해 문서를 더 이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 경우에는 이를 폐기할 수 있다.

③문서(문서부서에 보존하고 있는 문서중 보존기간이 영구, 20년 또는 준영구인 문서를 제외한다)가 제29조 제1항에 의하여 마이크로필름 또는 광디스크에 수록된 때에는 당해 문서의 보존기간에 불구하고 이를 폐기할 수 있다.

제31조(문서의 정리) 문서부서는 내규가 정하는 바에 따라 매년 1회 이상 문서정리기간을 정하여 보존하고 있는 문서를 정리하고 그 결과를 이사장에게 보고 하여야 한다.

제32조(문서의 열람 및 복사) ①공단은 공단과 관련이 있는 타기관이 그 업무를 수행하기 위하여 공단 내에 보존하고 있는 문서의 열람 또는 복사를 요청할 때에는 특별한 사유가 있을 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.

②공단은 공단과 관련이 없는 자가 공단 내에 보존하고 있는 문서의 열람 또는 복사를 요청하는 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이를 허가할 수 있다. 다만, 비밀 또는 대외비로 분류된 문서의 경우에는 그러하지 아니한다.

③공단은 제2항에 의하여 문서의 열람 또는 복사를 허가하는 경우에는 수수료를 납부하게 할 수 있다.

제3장  협 조 사 무

제33조(업무협조) ①다음 각 호의 1에 해당하는 업무를 행하고자 하는 때에는 당해 업무의 기획․확정․공표 또는 시행전에 관계부서의 업무협조를 받아야 한다. 이 경우 업무협조 요청을 받은 부서는 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야 한다.

1. 2이상의 부서가 공동으로 행하는 것이 필요한 업무

2. 다른 부서의 사무지원을 필요로 하는 업무

3. 행정기관의 인가․승인등을 거쳐야 하는 업무

4. 기타 다른 부서의 협의, 동의 및 의견조회 등의 필요한 업무

②업무협조를 요청함에 있어서는 그 취지와 추진계획 및 파급효과 등 당해 업무협조 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계자료를 함께 송부하여야 한다.

제34조(업무협조의 방법) 업무협조는 다음의 방법에 의한다.

1. 문서에 의한 협조

2. 회의 등에 의한 협조

3. 공동작업반 편성 등에 의한 협조

4. 전화 등에 의한 협조

제35조(협조요청문서의 접수․처리) 각 부서에서는 협조요청문서를 접수한 때에는 협조문서 처리부에 기록하고 이를 처리하여야 한다.

제36조(처리기간) ①협조요청문서의 처리기간은 요청하는 부서의 업무협조 내용과 그 처리 및 회신에 필요한 기간 등을 참작하여 정하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 다음의 구분에 의한 처리기간을 부여하여야 한다.

1. 위원회의 심의를 거쳐야 하는 경우 ………………… 30일 이상

2. 감독기관의 결정 등을 거쳐야 하는 경우 ………… 25일 이상

3. 관계기관의 업무협조를 거쳐야 하는 경우 ………… 20일 이상

4. 자체종합계획의 수립을 필요로 하는 경우 ………… 20일 이상

5. 기타 경미한 사안에 대한 업무협조 ………………… 7일 이상

②업무협조요청을 받은 부서는 처리기간 내에 이를 처리하여야 한다. 다만, 현지확인을 요하는 사항 등 특별한 사유로 인하여 처리기간 내에 이를 처리할 수 없을 때에는 그 처리기간의 만료 전에 지연 사유와 처리예정일을 협조 요청부서에 통보하여야 한다. 이 경우 처리예정일은 관련기관과의 협조에 소요되는 기간 등 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 당초 부여된 처리기간의 2분의 1을 넘지 아니하여야 한다.

제37조(업무협조문서의 보완) ①업무협조요청을 받은 부서는 협조요청문서에 흠이 있음을 발견한 때에는 접수한 날부터 3일 이내에 보완을 요구하여야 한다. 이 경우 보완요구 사항을 구체적으로 명시하여 일괄 요구하여야 하며, 5일 이상의 보완기간을 부여하여야 한다.

②보완요구를 받은 부서는 보완 기간 내에 이를 보완 요구부서에 제출하여야 한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 보완기간 내에 이를 보완할 수 없을 때에는 보완기간의 만료 전에 지연사유와 보완완료 예정일을 보완 요구부서에 통보하여야 한다.

③보완 요구부서는 제1항에 의한 보완기간의 만료일 또는 제2항에 의한 보완완료 예정일부터 7일이 경과하여도 보완문서가 도달되지 아니한 때에는 당해 협조요청문서를 협조 요청부서에 반려할 수 있다.

제38조(업무협조의 촉구) 업무협조 요청부서는 협조문서가 처리기간 내에 도달하지 아니한 때에는 당해 협조부서에 대하여 5일 이상의 처리기간을 부여하여 협조를 촉구할 수 있다.

제39조(회의 등에 의한 업무협조) ①회의 등에 의한 협조는 업무협조의 내용이 관계부서의 소속직원으로 구성되는 회의 등에서 합의하여 처리하여야 하는 경우에 이를 활용한다.

②공동작업반편성 등에 의한 협조는 업무협조의 내용이 관계부서 사이에 상당기간 연구․검토 등을 필요로 하는 경우에 이를 활용한다. 이 경우 관계부서로부터 인원과 장비를 지원받는 때에는 그 소요되는 비용이 당해 비목으로 예산에 계상된 경우에는 공동작업반 편성 등을 주관하는 부서가 이를 부담한다.

③전화 등에 의한 업무협조는 업무협조의 내용이 간단하고 경미한 경우에 이를 활용한다.

④제1항 내지 제3항의 방법으로 업무협조를 한 경우에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 문서에 의한 별도의 업무협조를 생략할 수 있다.

제4장  서 식 관 리

제40조(서식의 제정) 공단에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

제41조(서식의 종류) 서식은 다음과 같이 일반서식, 보고서식, 민원서식, 카드서식 및 대장서식으로 나눈다.

1. 보고서식은 보고의 내용을 기재하는 서식을 말한다.

2. 민원서식은 민원사항을 공단에 제출함에 있어서 사용하는 서식을 말한다.

3. 카드서식은 비치하여 사용하는 카드류의 서식을 말한다.

4. 대장서식은 비치대장, 비치장부류에 사용하는 서식을 말한다.

5. 일반서식은 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 서식을 말한다.

제42조(서식제정의 방법) 다음의 서식은 내규로 정한다. 다만, 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우와 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

1. 공단 내에서 공통적으로 사용하는 서식중 중요한 서식

2. 민원에 관계되는 서식

3. 업무처리에 있어서 기본이 되는 사항을 정하는 서식

4. 기타 업무간소화를 위하여 특히 중요하다고 인정되는 서식

제43조(서식설계의 일반원칙) ①서식에 사용되는 용지의 규격은 제10조 제4항에 의한 용지의 규격과 같게 하되, 부득이한 경우에는 다른 규격의 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록 등 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.

②서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호 ․ 접수등록번호 ․ 수신자 ․ 시행일자 및 접수 일자 등의 항목을 넣어 설계한다.

③전자문서의 서식에 대하여는 전자정부법 시행령 제24조의 규정이 정하는 바에 의한다.

④서식에는 호적 ․ 병적 ․ 연고지 조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설치하지 아니한다.

⑤민원서식에는 당해 민원사무의 처리절차․연락처 및 처리기간 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모해야 한다.

제44조(서식의 승인 등) ①각 단위부서에서 서식을 제정 또는 개정하고자 하는 경우에는 서식승인신청서에 서식 초안 2부를 첨부하여 문서부의 승인을 얻어야 한다.

②2이상의 부서에 관계되는 서식은 부서 간의 사전협의를 거쳐야 한다.

③서식 승인번호의 부여방법과 지질 및 단위당 중량의 결정기준은 내규로 정한다.

제5장  사 무 환 경

제45조(사무의 자동화) 공단은 소관사무를 효율적으로 수행하기 위하여 사무의 자동화를 추진하여야 한다.

제46조(사무환경의 관리) 이사장은 사무환경을 사무능률의 향상 및 사원의 건강보호를 기할 수 있도록 조성․관리하여야 한다.

제47조(사무실의 배치기준) 공단의 각 사무실은 건물구조, 조직, 업무 및 인원 등을 고려하여 배치하되, 업무처리 흐름의 원할화, 관련 부서의 인접배치, 민원인의 출입 편의 등을 고려하여 배치함을 원칙으로 한다.

제48조(사무실의 면적기준) 사무실의 면적은 업무의 성격, 직위 및 직급별 근무인원 집기 및 장비와 방문객의 규모 등을 고려하여 산정한다.

제49조(사무용 집기) 사무용 집기류는 물품관리규정에 의하여 제정된 규격품이 있는 때에는 이를 우선적으로 사용하여야 한다.

제50조(사무환경관리의 점검) ①이사장은 매년 1회 이상 사무환경관리 상태의 적정여부를 점검하고, 중대한 결함이 발견된 경우에는 지체없이 이를 시정․개선하여야 한다.

②이사장은 사무환경개선을 위하여 필요하다고 인정하는 때에는 전부의 사무환경 관리실태를 조사할 수 있다.

부      칙

이 규정은 공포한 날로부터 시행한다.